O caminho do financeiro
O que o financeiro precisa antes da primeira venda, de onde vêm os títulos, e o que se faz com eles todo dia — a baixa, o lote, o adiantamento e a renegociação.
O financeiro guarda o que a empresa tem a receber e a pagar — os títulos — e onde o dinheiro está — as contas. Quase todo título nasce sozinho: a venda efetivada gera os títulos a receber, e a compra, os títulos a pagar, pelo tipo de negociação do documento. O dinheiro anda na baixa.
As contas, as formas de pagamento e os títulos são de cada empresa. As categorias e as condições de encargos valem para o grupo inteiro. A holding não movimenta dinheiro: o financeiro dela fica nas empresas de baixo.
Antes da primeira venda
- As contas — o caixa e os bancos de cada empresa, com o saldo de abertura.
- As categorias — receita ou despesa: de onde o dinheiro veio e para onde foi.
- As formas de pagamento — o dinheiro, o PIX, os cartões e o fiado: em que conta o dinheiro cai, em quantas vezes, e o meio que a nota fiscal informa.
- As condições de encargos — os juros, a multa e o desconto que a baixa sugere.
- Os tipos de negociação, no comercial, que juntam tudo: a categoria, o meio, a condição de encargos e as parcelas de cada venda e de cada compra.
A matriz nova já nasce com o caixa, o banco e as formas de pagamento de todo dia, e o grupo com as categorias mais comuns. O que falta é conferir, acertar o saldo de abertura de cada conta e cadastrar os bancos que a empresa tem.
O dia a dia
- Títulos — o que se tem a receber e a pagar, o título lançado à mão e os encargos de cada um.
- A baixa — o dinheiro que entrou ou saiu: o amortizado, os juros, a multa e o desconto, e o estorno.
- A baixa em lote — vários títulos numa conta e numa data, com um movimento só.
- Adiantamentos — o dinheiro que anda antes do título: o sinal do cliente, o que se paga ao fornecedor antes da entrega.
- Renegociações — os títulos de um parceiro trocados por parcelas novas.
- O extrato e a transferência — o saldo de cada conta, linha a linha, e o dinheiro que passa de uma conta para outra.
A venda e o recebimento em moeda estrangeira têm o caminho deles, na seção Moeda estrangeira e exportação. No fim do mês, o Livro Caixa sai no pacote do contador.
Estoque no fim do mês
O retrato do estoque de cada empresa no fim de cada mês — a quantidade e o valor de cada produto, o inventário que corrige um mês passado, e o Registro de Inventário do contador.
Contas
O caixa e os bancos de cada empresa — o saldo de abertura, a moeda, a conta da matriz que as filiais usam, o extrato e a transferência entre contas.