Perdas
A mercadoria que se perdeu — a avaria, o vencido, o furto e o extravio — sai do estoque pelo custo médio, e a nota de baixa que a lei pede nasce sozinha.
A perda tira do estoque a mercadoria que não existe mais — quebrou, venceu, foi furtada, sumiu —, pelo custo médio, com o motivo de cada linha. A falta que se descobre contando é do inventário, que chega ao mesmo lugar.
Lançar
Nova perda abre a janela, e Acrescentar produto pede:
- o produto, pelo código ou pelo GTIN;
- o Depósito;
- o Lote ou série, quando o produto rastreia — o vencido e o bloqueado também se perdem, e a lista os marca;
- a Quantidade;
- o Motivo — Avaria, Vencimento, Furto ou roubo ou Extravio — e a Observação.
O erro de contagem não é perda: ele se corrige pelo inventário.
Salvar, e Aprovar, que pergunta antes: cada linha sai do estoque pelo custo médio de agora, e a nota de baixa nasce aberta em Vendas. A perda aprovada não muda mais. Excluir apaga a perda ainda aberta.
A nota de baixa
A lei pede uma nota para a mercadoria perdida, com o crédito dos impostos que ela trouxe estornado. Ela nasce sozinha na aprovação — da perda e do inventário com falta por perda —, pela operação PER — Baixa de estoque:
- é uma NF-e de débito, do tipo Perda em estoque, com o CFOP 5.927 e a própria empresa como destinatária;
- cada linha leva o custo do estoque e cita a nota de compra de onde a mercadoria veio;
- a nota diz o motivo, e estorna o crédito que a mercadoria tinha trazido — o ICMS e, na reforma, o IBS e a CBS;
- ela não gera título.
A seção Nota de baixa da janela mostra a nota e a situação dela, com Abrir. A nota se confere e se efetiva na bancada, como qualquer NF-e. Quando ela não nasceu — a operação PER faltava ou estava diferente —, Gerar a nota a gera depois; a nota cancelada dá lugar a Gerar outra.
O que a janela e a nota recusam
| A tela diz | O que fazer |
|---|---|
| "Diga o motivo da perda de … — …: avaria, vencimento, furto ou roubo, ou extravio. O erro de contagem se corrige pelo inventário." | Escolha o motivo. |
| "… — … rastreia o lote: diga qual lote se perdeu." | Escolha o lote. |
| "… — … rastreia a série: diga qual unidade se perdeu." | Escolha a série. |
| "… — …: o depósito … tem … disponíveis, e a saída pede …. O depósito não aceita saldo negativo: confira a quantidade." | Confira a quantidade. |
| "O lote … de … — … tem … disponíveis no depósito …, e a saída pede …. O lote não fica negativo." | Confira o lote e a quantidade. |
| "Esta empresa ainda não começou o estoque: aprove a implantação antes de lançar uma perda." | Aprove a implantação. |
| "A operação … — Baixa de estoque não existe nesta empresa, ou está escondida dela. …" | Mostre a operação PER à empresa, em Operações, e gere a nota. |
| "A nota da perda é a nota de débito de perda em estoque …, e a operação … não está assim: a SEFAZ recusa a perda numa nota normal. …" | Volte a finalidade e o tipo da operação PER na aba Nota fiscal, e gere a nota. |
| "Os itens da nota de baixa são o que a perda tirou do estoque, pelo custo do razão, e não se editam. …" | Exclua a nota e gere outra pela janela da perda. |
| "A perda já tem nota de baixa. Para gerar outra, cancele ou exclua a que existe." | — |
Inventário
Contar o que está na prateleira e acertar o saldo — a contagem cega, a recontagem do que divergiu, a conferência com o motivo de cada falta, a trava e a aprovação.
Análise do estoque
O giro e a cobertura, a curva ABC, o que está parado, o que está em falta e o que vence — cinco leituras do estoque, cada uma pelo período escolhido.