Inventário
Contar o que está na prateleira e acertar o saldo — a contagem cega, a recontagem do que divergiu, a conferência com o motivo de cada falta, a trava e a aprovação.
O inventário conta o que está num depósito e acerta o estoque pelo que se contou: a sobra entra e a falta sai, pelo custo médio. É o jeito de corrigir o saldo depois da implantação.
Abrir
Novo inventário pergunta:
- o Depósito — o inventário é de um depósito, e o depósito tem um inventário aberto por vez;
- o que se conta: Todos os produtos com saldo no depósito, e a lista nasce do saldo; ou Só os produtos que eu acrescentar — o inventário rotativo, que começa vazio;
- Travar os produtos contados até a aprovação — com a trava, nada dos produtos do inventário entra nem sai daquele depósito enquanto se conta: a venda e a compra que os moveriam são recusadas antes de ganhar número;
- Refere-se ao estoque de — o mês a que a contagem se refere, quando ela corrige o fim de um mês que já passou (veja Estoque no fim do mês);
- a Descrição.
Contar
A contagem é cega: a janela não mostra o saldo que o sistema espera, só a coluna do que se contou, e cada contagem se grava ao ser digitada. Acrescentar produto procura pelo código ou pelo GTIN — o leitor de código de barras serve —, com o lote ou a série.
Toda linha precisa de uma contagem: conte zero onde não há nada, porque o vazio não é zero.
Encerrar a contagem decide cada linha pela diferença entre o contado e o esperado:
- na 1ª contagem, a linha sem diferença fecha, e a que diverge vai à 2ª;
- na 2ª, a linha sem diferença fecha, a que repete a diferença da 1ª fecha com ela, e a outra vai à 3ª;
- na 3ª, a linha fecha com a diferença dela.
Ir à conferência pula a recontagem: cada linha fecha com a diferença da contagem atual.
O esperado é o saldo do instante em que cada linha foi contada: a venda que sai entre a 1ª e a 2ª contagem não vira diferença.
Conferir e aprovar
Na Conferência, cada linha mostra o Esperado, a Diferença e o Valor, e o rodapé soma as faltas e as sobras. Cada falta precisa do motivo: marque as linhas, Motivo da falta, escolha e Aplicar.
- Avaria, Vencimento, Furto ou roubo e Extravio são perdas: a falta sai do estoque como perda, com a nota de baixa (veja Perdas).
- Erro de contagem ou de cadastro é um acerto, sem nota.
Aprovar pergunta antes: as sobras entram e as faltas saem pelo custo médio de agora, e as faltas por perda ganham a nota de baixa, aberta em Vendas. O inventário aprovado não muda mais, e a janela dele mostra a nota de baixa.
Excluir apaga o inventário aberto, e solta a trava.
O que a janela e a nota recusam
| A tela diz | O que fazer |
|---|---|
| "… — … está no inventário …, com trava, no depósito …: nada entra nem sai dele até o inventário ser aprovado ou excluído." | Aprove ou exclua o inventário antes. |
| "O depósito … já tem o inventário … aberto. Continue por ele, ou exclua-o antes." | Abra o que existe. |
| "Esta empresa ainda não começou o estoque: aprove a implantação antes de contar." | Aprove a implantação. |
| "Faltam … linhas sem contagem nesta etapa. Conte zero onde não há nada: o vazio não é zero." | Conte as linhas que faltam. |
| "… — … veio do saldo do depósito e não sai da lista: conte zero, se não há nada." | Conte zero. |
| "Faltam os motivos de … faltas. Marque as linhas e escolha o motivo de cada uma." | Escolha os motivos. |
| "… — … sobrou e nunca teve custo nesta empresa: preencha o preço de custo, em real, no cadastro do produto antes de aprovar." | Preencha o Preço de custo do produto. |
| "O inventário não pode se referir a …: o mês ainda não chegou." | Escolha um mês que já passou. |
| "O estoque desta empresa começou em …: não há fim de mês antes dele para o inventário corrigir." | Escolha um mês a partir do começo do estoque. |
| "Nenhum produto tem o código ou o GTIN …." | Confira o código. |
Reposição e sugestão de compra
O mínimo, o ponto de pedido e o máximo de cada produto, e a sugestão que diz o que comprar — com o que já está a caminho e em pedido — e vira pedido de compra.
Perdas
A mercadoria que se perdeu — a avaria, o vencido, o furto e o extravio — sai do estoque pelo custo médio, e a nota de baixa que a lei pede nasce sozinha.