Os cadastros da exportação
O que o cliente estrangeiro, o produto, a empresa e a operação precisam ter antes da primeira venda ao exterior.
A proforma, a NF-e de exportação e a commercial invoice tiram quase tudo dos cadastros. O que se preenche uma vez aqui não se digita a cada venda.
O cliente estrangeiro
Na ficha do parceiro, aba Geral:
- CNPJ / CPF / doc. do exterior — o registro fiscal do cliente no país dele, ou o passaporte. A NF-e o leva, e pode ficar em branco.
- Modalidade de frete padrão — quem contrata o transporte, que a NF-e de exportação exige: na venda FOB, por exemplo, é FOB — por conta do destinatário. A venda copia o padrão e pode mudar.
Na aba Fiscal:
- UF — EX, a do exterior.
- Tipo de pessoa — Estrangeira.
- País — escolhido na lista dos países, que traz o código do Banco Central que a nota leva.
- Contribuinte de ICMS desmarcado: o estrangeiro não tem inscrição estadual.
Na aba Endereço, o endereço dele, com o CEP ou código postal. Na aba Exportação, o que os papéis repetem a cada venda: o Incoterm e o Local do Incoterm, o Porto de descarga, o Consignatário, o Notify party, as Marcas e numeração dos volumes e a Condição de pagamento.
O produto
Na ficha do produto:
- Descrição em inglês — o nome que a proforma e a invoice imprimem.
- NCM — a invoice imprime os seis primeiros dígitos, que são o código HS que a alfândega do destino lê.
- Peso líquido (kg) e Peso bruto (kg) — por unidade. Os papéis somam os pesos dos itens; o produto sem peso fica fora da soma, e o papel avisa.
- Na sub-aba Unidades alternativas, marque a Unidade de embarque — a caixa de 12, o fardo: a invoice conta os volumes por ela.
- Na sub-aba Preços em outras moedas, o preço do produto em dólar ou em euro, quando há um. A proforma o usa no lugar de converter o preço em reais.
A empresa
No Perfil fiscal da empresa que exporta: a Razão social (que é o exportador nos papéis), o Assinante e o Cargo do assinante (quem assina a proforma e a invoice), e o Porto de embarque e a UF de embarque (exportação), que são o padrão da NF-e de exportação.
A operação
A operação EXP — Exportação direta já vem pronta: o CFOP 7.102 (a Azurita troca para 7.101 o produto que a empresa fabrica), os impostos da exportação e os papéis ligados. Na aba Papéis da operação:
- Emite proforma invoice e Emite commercial invoice — sem elas, os botões da proforma e da invoice recusam.
- Declarações do papel — o texto que a invoice leva no fecho.
- Modal de transporte — marítimo, aéreo, rodoviário.
- Validade da proposta (dias) — o prazo que a proforma nasce dizendo.
- Converter todos os preços na emissão — a proforma converte todos os itens pela taxa, mesmo os que têm preço na moeda do papel.
Câmbio — cotações e provedores
De onde vem a taxa que converte a moeda estrangeira — as cotações do Banco Central, a tabela própria da empresa e o provedor de cada empresa.
A venda em moeda estrangeira
A moeda da invoice e a taxa de câmbio na lateral da bancada — a venda em reais com a invoice e os títulos em dólar, e a taxa que congela quando ela se efetiva.