A proforma
A pré-fatura que o importador leva ao banco — emitida do pedido, na moeda dele, com o câmbio sugerido e cada emissão guardada como foi enviada.
A proforma invoice é a pré-fatura que o importador leva ao banco para abrir crédito, liberar a licença de importação ou pagar antecipado. Ela não é documento fiscal e não fecha o pedido: o pedido continua onde estava, e pode ganhar quantas proformas precisar.
Onde ela sai
Na bancada do pedido de venda, pelo botão Proforma. A operação do pedido precisa ter Emite proforma invoice marcada (a EXP vem assim), o cabeçalho precisa estar gravado e o pedido precisa ter itens.
A janela da emissão
A janela Emitir proforma nasce preenchida pelos cadastros — o cliente, a empresa e a operação —, e o que se muda nela vale só para esta emissão. Apagar um campo deixa o papel sem ele.
- Partes — o endereço do emitente e o do importador.
- Condição — o Incoterm, o Porto de embarque, o Porto de destino e o País do importador, com as duas letras do código ISO (US, DE).
- Carga — o Peso líquido (kg) e o Peso bruto (kg), somados dos itens. O item sem peso no cadastro fica fora da soma, e a janela diz qual.
- Moeda do papel — a Moeda nasce com a Moeda da proforma do pedido. Quando ela é outra que a do pedido, aparecem o Câmbio e a caixa Aplicar o câmbio também aos itens com preço cadastrado.
- Proposta — Válida até. Em branco, a proforma sai sem prazo, e o papel diz isso.
O preço em outra moeda
Cada item sai pelo preço do produto na moeda do papel, quando ele tem um em Preços em outras moedas; o que não tem é convertido do preço em reais pelo Câmbio. Marcada a caixa Aplicar o câmbio também aos itens com preço cadastrado, todos os itens saem pela taxa — é o dia em que a cotação passou o preço de tabela.
O Câmbio abre preenchido com a taxa que a venda congelaria hoje: a digitada no pedido, se houver, ou a cotação do dia útil anterior, e a janela diz de onde ela veio. Mude-o se o câmbio fechado for outro.
O Câmbio se lê ao contrário da taxa do cabeçalho: é quanto vale um real na moeda do papel — a taxa de 5,20 reais por dólar aparece aqui como 0,192307692308. A commercial invoice o mostra do mesmo jeito.
Cada emissão fica como foi enviada
A proforma ganha um número (PF-000001, PF-000002…) e guarda o que foi enviado: o total, a taxa, os textos e o modelo do papel. Mexer no pedido depois não reescreve a proforma que já saiu — o painel dela avisa que o pedido mudou, e para mandar o novo, emite-se outra. O PDF sai no modelo de documento padrão de proforma da empresa.
O que a janela recusa
| A tela diz | O que fazer |
|---|---|
| "A operação … não emite proforma invoice. Marque a caixa na ficha da operação para habilitar." | Marque Emite proforma invoice na aba Papéis da operação. |
| "O pedido … não tem itens: uma proforma sem mercadoria não descreve embarque nenhum." | Lance os itens antes. |
| "O pedido … está cancelado, e pedido cancelado não emite proforma." | — |
| "O produto … não tem preço de venda em …: cadastre o preço nessa moeda, ou digite a taxa de câmbio da emissão." | Digite o Câmbio, ou cadastre o preço do produto na moeda do papel. |
| "O país … não é um código ISO de duas letras, como US ou DE." | Use as duas letras do país. |
| "A taxa de câmbio … tem de ser maior que zero." | Corrija o Câmbio. |
| "Esta proforma foi emitida sem modelo de documento, e por isso não vira PDF. …" | Cadastre um modelo padrão de proforma e emita de novo. |
A venda em moeda estrangeira
A moeda da invoice e a taxa de câmbio na lateral da bancada — a venda em reais com a invoice e os títulos em dólar, e a taxa que congela quando ela se efetiva.
A commercial invoice
O papel comercial da venda efetivada, em inglês — na moeda e pela taxa da venda, congelado na emissão, e corrigido cancelando e emitindo outro.